// Bahagian Khidmat Pelanggan(BKP)
Home Pengenalan Bahagian Khidmat Pelanggan
Bahagian Khidmat Pelanggan(BKP)
Jumaat, 24 April 2009 10:51


Carta Organisasi Bahagian Khidmat Pelanggan

 

 

1.0             PENDAHULUAN

Bahagian ini bertanggungjawab dalam merancang ,mengurus dan melaksanakan tugas-tugas berkaitan perkhidmatan pelanggan untuk skop ICT, komputer & peranti ICT dan keselamatan fizikal   untuk seluruh kampus UMP.

 

2.0            OBJEKTIF PENUBUHAN

Objektif penubuhan bahagian ini adalah bertujuan untuk :-

a.     Meningkatkan penyediaan kemudahan fasiliti ICT di blok. pentadbiran, blok kediaman pelajar, dewan kuliah, bilik kuliah, bilik mesyuarat , jabatan , fakulti dan makmal

b.     Mengoptimumkan pengurusan perolehan kemudahan ICT iaitu komputer , peranti ICT dan kemudahan sistem keselamatan Fizikal univerisiti.

c.     Memastikan penyediaan fasiliti ICT kepada staff adalah berdasarkan polisi yang telah ditetapkan.

d.     Menguruskan aduan dengan lebih baik berkaitan dengan masalah teknikal ICT.

e.     Meningkatkan taraf keselamatan fizikal melalui menaiktaraf sistem keselamatan universiti.

f.      Memberikan khidmat bantuan kepada UMP dalam perkara-perkara melibatkan fasiliti ICT

 

3.0           Tanggungjawab /Skop kerja

 

Secara amnya bahagian ini bertanggunjawab untuk :

 

  1. Menyediakan kemudahan ICT seperti komputer , peranti ICT berdasarkan kelayakkan staf dan Jabatan /Fakulti.  
  2. Memberi penerangan dan kesedaran dalam menggunakan fasiliti ICT di UMP
  3. Menyediakan fasiliti ICT untuk tujuan P&P dan pengoperasiaan Universiti
  4. Menyelesaikan masalah-masalah aduan berkaitan fasilit i dan perkhidmatan
  5. Membuat kerja-kerja penyelenggaraan bagi kemudahan ICT yang disediakan
  6. Membantu memberi khidmat nasihat berkaitan  kemudahan ICT di seluruh kampus
  7. Melaksanakan tugas mengikut Pekeliling Perkhidmatan, Arahan Perkhidmatan, Arahan Perbendaharaan, Perintah Am, Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Peraturan Pegawai Awam dan lain-lain, Peraturan/Akta berkaitan dengan bidang pengkhususan dan Polisi/Pekeliling/Garis Panduan/Prosedur PTMK. 

 

4.0            Unit-unit Perkhidmatan

Bahagian Khidmat Pelanggan terbahagi kepada 3 unit utama iaitu :

        a.      Unit Komputer & Peranti

        b.      Unit Bantuan Pengguna

        c.      Unit Keselamatan fizikal

4.1             Unit Komputer & Peranti

Unit komputer & peranti adalah unit yang bertanggungjawab sepenuhnya kerja-kerja yang berkaitan perolehan , pengurusan, pengagihan dan penyelenggaraan komputer serta peranti ICT bagi seluruh kampus. Ia juga bertindak untuk merancang dan mengurus peralatan komputer universiti supaya memenuhi keperluan pengguna dan dapat berfungsi dengan baik dan sempurna. Berikut merupakan tugas-tugas utama unit ini :

a.     Merancang dan memperolehi keperluan perkakasan untuk kegunaan universiti.

b.     Mengenalpasti kerosakan kecil perkakasan komputer, unit paparan, pencetak dan pengimbas.

c.     Memperbaiki dan menguji keupayaan perkakasan komputer, unit paparan, pencetak dan pengimbas.

d.     Memasang dan menguji sistem pengoperasian sesebuah komputer dan peranti ICT

e.     Memberi tunjuk ajar dan panduan tentang penggunaan perkakasan komputer dan perisian.

f.      Antara peralatan yang diuruskan oleh unit ini:

 

•         PC / Desktop

 

•         Notebook

 

•         PDA

 

•         Printer

 

•         Scanner

 

•          Application Software (Perisian Automasi Pejabat) & Operating System

 

•         Peranti storan(thumb drive,external hardisk)

 

4.2           Unit Bantuan Pengguna

Unit bantuan pengguna adala unit yang bertanggungjawab sepenuhnya dalam menguruskan dan menyelaraskan aduan bagi PTMK secara keseluruhan. Ini bagi memastikan semua aduan atau cadangan dapat di beri tindak balas dengan kadar segera dan PTMK dapat member kemudahan dengan lebih baik. Unit ini juga turut berperanan dalam member khidmat nasihat serta menjadi rujukan bagi perkara-perkara melibatkan perkhidamatan PTMK. Berikut merupakan tugas-tugas utama unit ini :

a.     Menguruskan permohonan/aduan/cadangan dari pengguna (associates/pelajar)

b.     Memberi sokongan teknikal peringkat pertama bagi perkara-perkara berikut :

                                 i.    Komputer & Peranti ICT

                                ii.    Sistem applikasi

                               iii.    Rangkaian

                               iv.    Telefon

                                v.    Audio Visual

c.     Menguruskan setiap aduan yang diterima berkaitan dengan servis-servis yang di sediakan oleh ICT.

d.     Memantau laporan dan statisik berkaitan aduan,peminjaman alatan dan tindakan-tindakan yang telah diambil untuk masalah yang berlaku.

e.     Melakukan kerja-kerja teknikal dan troubleshooting bagi masalah-masalah yang kecil ketika di meja utama (front desk).

f.      Melayan setiap pengguna yang ingin berurusan dengan bahagian teknikal ICT.

g.     Memastikan setiap aduan dan cadangan diurus dengan baik.

h.     Menyediakan dokumentasi berkaitan dengan bahagian khidmat pelanggan mengikut standard dan kualiti yang ditetap kan

i.      Menguruskan setiap peminjaman  peralatan ICT

 

4.3             Unit Keselamatan Fizikal

Unit ini adalah bertanggungjawab sepenuhnya dalam menyedia, mengurus dan menyelenggaran sistem keselamatan fizikal amnya dia seluruh kampus dan khususnya di data center UMP. Bagi sistem keselamatan UMP, unit ini terlibat sebagai penyokong kepada penyediaan kemudahan teknikal berdasarkan ketetapan yang dibuat oleh Unit Keselamatan UMP di Jabatan Pendaftar. Berikut merupakan tugas-tugas utama unit ini :

a.     Menguruskan prasarana keselamatan kepada perkakasan fizikal ICT.

 

b.     Menyediakan prasara keselamatan kepada perkakasan fizikal PTMK.

 

c.     Memberi bantuan teknikal dan  khidmat nasihat keselamatan  kepada organisasi amnya Unit keselamatan khususnya.

d.     Antara peralatan yang di kawal selia oleh unit ini ialah: 
 

                                        i.      Smart Card System 

                                       ii.      Surveillance System

                                      iii.      Center Wiring Security Room

 
 
/* remark */